Asistencia en el CAQ - Colegio Alemán Quito

Wer hilft mir weiter in der Verwaltung?

Orientierungshilfe für neue (und nicht mehr so neue) Kollegen über die Aufgaben des Verwaltungspersonals der DSQ.

Planung

Evelyn Castro

Stundenplanverteilung, Vertretungen, Aufsichten

Stundenplan
Verteilung der Klassenräume
Exkursionen (Wandertage)
Vertretungen
Aufsichten

Verwaltung

Victor Aanen

Verwaltungsleiter

Er ist für alle administrativen, finanziellen, infrastrukturellen und logistischen Belange der Schule zuständig.

Ein Termin muss mit seiner Assistentin Laura Langer vereinbart werden.

Sekretariat

Assistentin der Verwaltungsleitung

Laura Langer

Kalenderführung des Verwaltungsleiters
Genehmigungen: Parken, Nutzung von Räumen (z.B. Fobi)
Visa, Reisepässe, Ausweispapiere von deutschen Lehrkräften
Zollfreigabe und Zulassung von Fahrzeugen
Transportkoordination bei Klassenfahrten (Ausflüge, Exkursionen usw.)
Verteilung eingehender und ausgehender Post (Botengänge)
Zuschüsse

Rezeption

María Elisa Vega

Zuweisung der Fächer der Lehrkräfte im Lehrerzimmer.
Im Empfangsbereich befindet sich ein Funkgerät für die Aufsicht der 1. und 2. Klasse (Gebäude 2).
Telefonischer Kontakt zwischen Schülern und ihren Eltern in Notfällen.
Kontaktiert die Lehrkräfte, wenn sie ihre Vertretungsstunden nicht wahrnehmen.
Entgegennahme der den Schülern entzogenen Mobiltelefone (die Lehrkraft trägt die Liste an der Rezeption ein).
Hilft den Eltern, die Termine bei Lehrern oder Psychologinnen haben.

Sekretariat Kindergarten

Elena Hart

Übersetzungen für den Kindergarten, auf Anfrage der Kindergartenleitung.
Koordination zwischen Kindergarten und Sicherheitsabteilung.
Schülerlisten und Bescheinigungen von Kindergartenkindern.
Kalender für die Kindergartenleitung
Informationen zur Aufnahme in den Kindergarten

Sekretariat Primaria

Susana Vinueza

Schülerangelegenheiten Primaria (Überprüfung von Noten, Druck von Zeugnissen, Genehmigungen, Listen)
Agenda des Leiters der Primaria
Schulzeugnisse für Primaria-Schüler

Sekretariat Sekundaria

Elizabeth Segovia

Angelegenheiten der Schüler der Sekundaria (Listen, Überprüfung der Noten, Druck von Zeugnissen, Genehmigungen, Listen).
Bescheinigungen
Zeugnisse
Verfahren mit dem ecuadorianischen Erziehungsministerium

Assistentin der Sekundaria

Doménica Becerra

Kalenderführung des nationalen Rektors und des Stev. Schulleiters
Fobizz (KI und Ausbildung), Magellan (Oberstufe)
Druck von Diplomen und Zeugnissen; deutsche Zeugnisse (JZ, HJZ, RJ)
Schulabschluss-Projekt
Optionen für die Oberstufe (DI, BGU, Kunst, Musik, NaWi)
Bewerbungen für Sportwettbewerbe
Privater Schüleraustausch
Schulveranstaltungen: Staatsbürgerliches Versprechen, DSDI, DSD II, Abitur-Brindis und Schulabschluss-Feier
Wahl der Vertrauenslehrkräfte

Assistentin des Schulleiters

Natasha Ludwig

Schulkalender
Verwaltung des Kalenders und der Korrespondenz des Schulleiters
Klassenbesuche (Termine, Berichte usw.)
Schulordnung (Aktualisierung und Aufbewahrung der Dokumente nach Absprache mit der Schulleitung)
Abitur
Übersetzungen auf Anfrage des Rektorats
BLI-Dokumentation

Assistentin an der Musikschule / Beethoven-Theater

Cristina Reyes

Koordination der Säle I und II
Musikschule
Kulturelle Veranstaltungen

Abteilung Finanzen

Finanzen

Diego Ortiz

Einzug von Einzahlungen bei der Krankenversicherung
Anfragen zu den Lohnabrechnungen

Finanzassistent

Taira Piedra

Zahlungen per Scheck oder Überweisung für Mobilität, SCHILF, Honorare (Lehrer, die Rechnungen ausstellen), Tagegelder, Exkursionen, Lehrmittelfonds, Erstattungen, Vorschüsse.

Kasse

Cristina Pilataxi

Fakturierung und Einzug aller genehmigten Schulgebühren (Schulgeld, Extras, Musik, Feriencamp, Transport).
Einziehung der Gebühren für genehmigte Reisen und Ausflüge.

Katerine Sandoval

Kassenassistentin

Beschaffungen

Kathya Loza

Beschaffung von lokalen Materialien
Auftragsvergabe für lokale Dienstleistungen
Jährliche Einfuhr von Lehrmaterial aus Deutschland
Kauf von dienstlichen Flugtickets
Koordinierung der Bestellungen bei der Cafeteria (Veranstaltungen, Cocktails usw.)
Zahlungen: Erstattungen aus der „Portokasse“

Laden (Almacén)

Marco Pineda

Organisation von Schulmaterial, Büchern, und anderen Materialien und deren Verteilung an die Lehrer.
Bearbeitung von Anfragen von Lehrkräften nach bestimmten Materialien, wie z. B. Arbeitsheften und Büchern usw.

IT-Abteilung

Koordination

Danilo Mannella

Ausgabe und Empfang neuer iPads.
Meldung von Netzwerk- oder Anwendungsvorfällen, wenn sie auftreten.
Koordinierung der LISA-College-ERP-Schulung für neue Lehrkräfte.
Unterzeichnung der Übergabe von Geräten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Helpdesk-Techniker / Systemassistent

Iván Yánez

E-Mail (O365) und Windows-Nutzer: Lehrer und Schüler.
Registrierung von Fingerabdrücken und Fotos im biometrischen Zugangssystem
Technische Unterstützung (PCs, Drucker, Lautsprecher im Klassenzimmer in seinem Bereich usw.).
SharepointCAQ: technische Unterstützung
Technische Unterstützung für APs (Access Points)
Gebäude in seiner Verantwortung: 1, 3, 4, 14

Helpdesk

Ricardo Ramos

LISA College ERP: Technische Unterstützung
WebUntis: Technische Unterstützung
Magellan: Technische Unterstützung (Abitur)
Technische Unterstützung der Geräte (PCs, Drucker, Lautsprecher im Klassenzimmer usw.) in seiner Zuständigkeit.
Gebäude in seiner Verantwortung: 2, 5, 6, 9 – 13

Multimedia

Santiago Sánchez

Technische Unterstützung für: POIs, Projektoren
Unterstützung bei technischen Aspekten der Produktion von Videos, in Zusammenarbeit mit der Abteilung Kommunikation.
Technische Unterstützung für MS Teams
Technische Unterstützung der Geräte (PCs, Drucker, Lautsprecher im Klassenzimmer usw.) in den zuständigen Blöcken.
Gebäude in seiner Verantwortung: 7, 8

Apple Helpdesk

Luis Córdova

Unterstützung für iPads und Zubehör
Unterstützung für Apple TVs

Bibliothek

Koordination

Patricia Mettler

Jährliches Ausleihverfahren
Koordinierung mit den Fachleitern für die jährliche Bücherbestellung
Ausleihe, Rückgabe und Leseempfehlungen
Reservierung von Multimedia-Raum und Bibliothek

Kindergarten-Bibliothek

Gabriela Hayek

Ausleihe und Rückgabe von Büchern KG Bibliothek
Leseförderung Klassen 1, 2 und KG
Suche nach Büchern im Bibliothekssystem
Empfehlungen zum Lesen

Bibliotheksassistentin

Nadya Durango

Jährliches Ausleihverfahren
Ausleihe, Rückgabe und Leseempfehlungen
Reservierung von Multimedia-Raum und Bibliothek
Ausleihe von Büchern und Materialien für Lehrkräfte

Bibliotheksaushilfe

Edith Gallardo

Fotos und Druck von Schüler-, Lehrer- und Personalausweisen
Ausleihe und Rückgabe von Büchern
Reservierung von Multimedia-Raum und Bibliothek
Ausleihe von Büchern und Materialien für Lehrkräfte

Personalabteilung

Koordination

Lilia von Rütte

Arbeitsbescheinigungen auf Deutsch, Einkommensbescheinigungen auf Deutsch, IESS-Anfragen.
Rechtsberatung zum Arbeitsrecht, zu internen Arbeitsvorschriften, Regeln und Richtlinien der Schule.
Anfragen zum Ruhestand, „escalafones“, Vertragsbedingungen usw.
Grundlegende Steuerberatung
Antrag auf Vorschusszahlungen

Analyst für Vergütung und Sozialleistungen

Karen Cevallos

Arbeitsbescheinigungen auf Spanisch.
Mitgliederschaft privater Krankenversicherung: Einreichung und Beratung bei medizinischen Erstattungsanträgen, Antrag auf Genehmigung von Krankenhauskrediten.
IESS-Beratungen.
Versenden der Escalafons
Entgegennahme von Fortbildungsbescheinigungen für Lehrkräfte
Ärztliche Bescheinigungen, wenn die Ruhezeit zwei Tage oder länger dauert.
Entgegennahme von Anträgen für Überstundenabbau und Excel-Aufzeichnung.

Personalauswahl und Weiterbildung

Natalia Benalcázar

Aushändigung von Fortbildungszertifikaten für Schulpersonal (keine Lehrkräfte).
Ärztliche Bescheinigungen bei einer Ruhezeit von zwei oder mehr Tagen
Antrag auf eine Ausbildung oder einen Master-Abschluss bei der Verwaltung
Einreichung von Anträgen

Medizinische Abteilung

Koordination

Dra. Johana Sémper

Medizinische Erstbehandlung für Schüler, Lehrer und Personal
Einstellungs- und Abschlussuntersuchungen
Durchführung von Präventivmedizin und Kontrolluntersuchungen.

Krankenpflege

Verónica Arpi

Erste-Hilfe-Kästen für Ausflüge.

Kindergarten Krankenpflege

Verónica Jarrín

Erste-Hilfe-Kästen für Ausflüge.

Abteilung Kommunikation

Koordination

Patricia Burbano

Koordinierung und Versand von externen Mitteilungen (Eltern)
CAQ-App, Website, Jahrbuch,
Werbematerial (Broschüren, Flugblätter, Zeitschriften, Plakate usw.)
Koordinierung von Kommunikationskampagnen
Audiovisuelles Material (nach Genehmigung des Rektorats)

Content Manager

Isabel Guarderas

Verwaltung sozialer Medien (Inhalte und Formate)
Fotografie bei internen Veranstaltungen; Fotoarchiv
Einladungsdesign für Veranstaltungen (MINT, Weihnachtsbasar, etc.)
Koordinierung der institutionellen Videos
Interne Kommunikationskampagnen

Abteilung für Verkehr und Sicherheit

Koordination Sicherheit

Raúl Casares

Anfragen im Zusammenhang mit Notfallplänen (Evakuierung, Notfallübungen usw.)
Unterstützung der Lehrkräfte bei der Ausarbeitung von Mobilitätsleitfäden
Genehmigung des Zugangs zu den Schulgebäuden außerhalb der Arbeitszeiten, an Feiertagen und Wochenenden.

Koordinierung Transport

Luis Unigarro

Jährliche Routenplanung der Schulbusse
Transport für Ausflüge, Jahresendfahrten und Wettbewerbe
Unterstützung und Beratung bei der Nutzung der Routen zu den verschiedenen Stadtvierteln

Transportassistent

Yadira Salazar

Empfang Haupteingang
Gäste anmelden und an die richtige Stelle verweisen

Rezeptionistin Haupteingang und Fundsachen

Mary Rodríguez

Empfang Haupteingang
Gäste anmelden und an die richtige Stelle verweisen
Aufbewahren und Kennzeichnen von Fundsachen zur Rückgabe an Schüler oder Eltern.

Sicherheitskoordinatoren

Jose Cedeño

Henry Henríquez

Kontrolle des Ein- und Ausgangs von Besuchern und Lieferanten
Sicherheitsrunden im Schulgelände
Koordination der Sicherheit der Schule bei Veranstaltungen
Kontrolle der ordnungsgemäßen Nutzung der Parkeinrichtungen.

Wartung und Reinigung

Leiter der Reinigungsabteilung

Mauricio Yánez

Entgegennahme von Schadensmeldungen

Außerschulische Aktivitäten, Entrena en el CAQ und Austauschprogramm

Koordination

Andrea Kundt

Koordinierung und Durchführung von Schüleraustauschprogrammen in der 9. Klassen
Koordinierung der außerschulischen Aktivitäten
Entrena en el CAQ
Lernagentur