Asistencia en el CAQ - Colegio Alemán Quito

¿Quién me ayuda con qué en la Administración?

Guía de orientación para nuevos colegas (y no tan nuevos) sobre las funciones del personal administrativo del CAQ

Planificación

Evelyn Castro

Planificación de horarios, reemplazos, vigilancias

Planificación de horarios
Distribución de aulas
Excursiones (Wandertage)
Reemplazos
Vigilancias

Gerencia

Victor Aanen

Gerencia administrativa y financiera

Maneja todos los temas administrativos, financieros y de infraestructura y logística de Colegio.
Se debe pedir cita con su asistente Laura Langer.

Secretaría

Asistente de Gerencia

Laura Langer

Agenda del gerente
Autorizaciones: parqueadero, uso de salas (por ejemplo, Fobi)
Visados, pasaportes, documentos de identidad de profesores alemanes
Franquicias aduaneras y matriculación de vehículos
Control de las salidas escolares (paseos, excursiones, etc.)
Distribución del correo entrante y saliente (mensajería)
Becas

Información - Recepción

María Elisa Vega

Asigna los nombres en los casilleros en la sala de profesores.
En la recepción se encuentra la radio para las vigilancias de 1 – 2 clase (Bloque 2)
Contacta a los alumnos con sus padres vía telefónica, en un caso de emergencia.
Contacta a los profesores si no se encuentran en sus horas de reemplazo.
Recibe los teléfonos celulares que han sido retirados a los alumnos. (el profesor llena la lista que se encuentra en la recepción)
Direcciona a los padres que tienen cita con los profesores o sicólogas.

Secretaría Kindergarten

Elena Hart

Ayuda en traducciones para el Kindergarten, por pedido de la Dirección de Kindergarten
Coordinación entre el Kindergarten y el Dep. transporte
Listas y certificaciones escolares de alumnos del Kindergarten
Agenda de la dirección del Kindergarten
Información sobre la admisión al Kindergarten

Secretaría de Primaria

Susana Vinueza

Asuntos de los alumnos Primaria (revisión de calificaciones, impresión de libretas, permisos, listas)
Agenda del Director de Primaria
Certificaciones escolares de alumnos de Primaria

Secretaría de Secundaria

Elizabeth Segovia

Asuntos de los alumnos de Secundaria (listas, revisión de calificaciones, impresión de libretas, permisos, listas)
Certificados para alumnos
Libretas de calificaciones
Trámites con el Ministerio de Educación

Asistente de Secundaria

Doménica Becerra

Agenda del Rectorado nacional y Vicerrectorado
Fobizz (IA y formación), Magellan (Oberstufe)
Impresión de diplomas y certificados; Certificados alemanes (JZ, HJZ, RJ)
Proyecto de grado
Opciones para la Oberstufe (DI, BGU, arte, música, NaWi)
Solicitudes para competiciones deportivas
Consultas sobre intercambio privado
Ceremonias: Día de la bandera, DSDI, DSDII, Abitubrindis e Incorporación
Elección profesor/a de confianza

Asistente del Rector general

Natasha Ludwig

Calendario escolar
Manejo de agenda y correspondencia del Rector general
Visitas de clase (fechas, reportes, etc)
Reglamento escolar
Abitur
Traducciones solo por pedido del Rectorado
Documentación BLI

Asistente de la Musikschule/Teatro Beethoven

Cristina Reyes

Coordinación de la utilización del auditorio I y II
Escuela de Música
Eventos culturales

Departamento financiero

Finanzas

Diego Ortiz

Convenio de cobro de copagos de seguro médico
Consultas sobre roles de pago

Asistente financiera

Taira Piedra

Pagos en cheque o transferencias por traslados, SCHILF, honorarios (profesores que facturan), viáticos, excursiones, fondo material didáctico, reembolsos, anticipos.

Cobranzas

Cristina Pilataxi

Facturar y recaudar todos los valores autorizados al colegio (pensiones, matrículas, extras, música, vacacionales, transporte).
Recaudar valores de paseos y salidas autorizados.

Katerine Sandoval

Asistente de cobranzas.

Adquisiciones

Kathya Loza

Adquisiciones de materiales locales (en Ecuador)
Adquisición de servicios locales (en Ecuador)
Importación anual de material didáctico desde Alemania
Compra de boletos aéreos institucionales
Coordinación de pedidos con la Cafetería (eventos, cocteles, etc.)
Pagos: Reembolsos «Caja chica»

Almacén

Marco Pineda

Organizar útiles escolares, libros, equipos tecnológicos y otros recursos, y distribuirlos a los profesores según sus necesidades.
Atender solicitudes de los profesores para suministros específicos, como material, cuadernos de trabajo y libros, etc.

Departamento de sistemas

Coordinación

Danilo Mannella

Entrega-recepción de iPads nuevos.
Informar sobre incidentes en la red o aplicaciones, cuando esto suceda.
Coordinar la capacitación del sistema LISA College ERP para profesores nuevos.
Firma de acta de entrega-recepción de dispositivos en inducción a los nuevos empleados.

Técnico Helpdesk/Asistente de Sistemas

Iván Yánez

Correo electrónico (O365) y usuarios de Windows: profesores y estudiantes.
Registro de huellas y rostros en sistema de ingreso biométrico
Soporte técnico de dispositivos (PCs, impresoras, parlantes de aula, etc.) en los bloques a cargo
Soporte técnico en SharepointCAQ
Soporte técnico de APs (Access Points)
Bloques a cargo: 1, 3, 4, 14

Helpdesk

Ricardo Ramos

Soporte técnico LISA College ERP
Soporte técnico WebUntis
Soporte técnico de Magellan (Abitur)
Soporte técnico de dispositivos (PCs, impresoras, parlantes de aula, etc.) en los bloques a cargo
Bloques a cargo: 2, 5, 6, 9 – 13

Multimedios

Santiago Sánchez

Soporte técnico a: PDIs, proyectores
Elaboración de videos, en colaboración con departamento de Comunicación
Soporte técnico en MS Teams
Soporte técnico de dispositivos (PCs, impresoras, parlantes de aula, etc.) en los bloques a cargo
Bloques a cargo: 7, 8

Apple Helpdesk

Luis Córdova

Soporte técnico iPads y accesorios
Soporte técnico Apple TVs

Biblioteca

Coordinación

Patricia Mettler

Información de libros de préstamo anual
Coordinación con jefes de área para el pedido de libros de préstamo anual
Préstamo, devolución y recomendaciones de lecturas
Reserva de sala multimedia y biblioteca

Biblioteca Kindergarten

Gabriela Hayek

Préstamo y devolución de libros Biblioteca KG
Promoción de la lectura clases 1, 2 y KG
Búsqueda de libros en el sistema bibliotecario
Recomendaciones de lecturas

Asistente de Biblioteca general

Nadya Durango

Información de libros de préstamo anual
Préstamo, devolución y recomendaciones de lecturas
Reserva de sala multimedia y biblioteca
Préstamo de libros y materiales para el profesor

Auxiliar Biblioteca general

Edith Gallardo

Fotos e impresión de carnés de alumnos, profesores y empleados
Préstamo y devolución de libros
Reserva de sala multimedia y biblioteca
Préstamo de libros y materiales para el profesor

Departamento de personal

Coordinación

Lilia von Rütte

Certificados de trabajo en alemán, certificados de ingresos en alemán, consultas IESS.
Consultas legales laborales, reglamento interno de trabajo, normas y políticas del Colegio.
Consultas de jubilación, escalafones, condiciones de contratos
Asesoría básica tributaria
Solicitud de anticipos

Analista de compensaciones y beneficios

Karen Cevallos

Certificados de trabajo en español.
Afiliados al seguro médico privado: envío y consultas de reclamos médicos para reembolso, solicitud de autorización para crédito hospitalario.
Seguro médico: inclusiones y exclusiones (consulta y entrega de documentos)
Consultas IESS
Envío de escalafones
Entrega de certificados de capacitaciones personal docente
Certificados médicos si el reposo es por dos días o más.
Entrega de solicitud para recuperación de días de permisos y registro Excel de horas extras Administración.

Analista de selección y desarrollo

Natalia Benalcázar

Entrega de certificados de capacitaciones personal no-docente
Certificados médicos si el reposo es por dos o más días
Solicitud de capacitaciones o maestrías de la Administración
Envío de aplicaciones

Departamento Médico

Coordinación

Dra. Johana Sémper

Atención médica para alumnos, profesores y empleados;
Realización de exámenes pre y post ocupacionales.
Realización de medicina preventiva y exámenes de control.

Enfermería

Verónica Arpi

Entrega de botiquines de primeros auxilios para excursiones.

Enfermería Kindergarten

Verónica Jarrín

Entrega de botiquines de primeros auxilios para excursiones.

Departamento de Comunicación

Coordinación

Patricia Burbano

Coordinación y envío de comunicaciones externas (padres de familia)
App CAQ, página web, anuario.
Material promocional (folletos, flyers, revistas, vallas, etc.)
Coordinación campañas de comunicación
Requerimientos de material audiovisual

Content Manager

Isabel Guarderas

Manejo de redes sociales (contenido y formatos)
Fotografía en eventos internos; archivo fotográfico
Diseño de invitaciones para eventos (MINT, bazar de Navidad, etc)
Coordinación de videos institucionales
Campañas de comunicación internas

Departamento de transporte y seguridad

Coordinación

Raúl Casares

Consultas relacionadas a planes de emergencia (evacuación, simulacros, etc.).
Apoyo a docentes para elaboración de guías de movilidad.
Autoriza el ingreso en horas no laborales, feriado y fines de semana a las instalaciones del colegio.

Coordinación logística

Luis Unigarro

Planificación de recorridos para las salidas de excursión, paseos de fin de año y competencias.
Apoyo y guía en el uso de recorridos hacia los diferentes sectores.

Asistente de Transporte

Yadira Salazar

Recepción de formularios de transporte.

Recepcionista garita

Mary Rodríguez

Recepción de personas y paquetes/documentos en garita, anuncio de visitas y correcto direccionamiento a sus lugares de citas.

Coordinadores de seguridad

José Cedeño

Henry Henríquez

Control de ingreso, salida de visitas y proveedores a través de documentos de identificación.
Realizar rondas constantes por todo el perímetro del colegio.
Coordina la seguridad de las instalaciones en eventos.
Inspecciona el uso adecuado de los parqueaderos.